As 7 seções que toda proposta vencedora possui

A maioria das propostas não perde por causa do preço. Elas perdem porque o leitor não consegue encontrar o que procura nos primeiros noventa segundos. Gerentes de instalações, administradores de imóveis e empresários leem as propostas rapidamente, seguindo um padrão semelhante — e as propostas vencedoras são aquelas cuja estrutura corresponde a esse padrão. Aqui estão as sete seções, em ordem.

1. Uma capa com o nome deles.

A capa não deve ser sobre você. Uma capa vencedora traz o nome do cliente, o projeto ou imóvel a que se refere, a data e o número da proposta — não uma foto de página inteira da sua equipe. Quando um gerente de imóveis encaminhar sua proposta para o chefe, a capa deve deixar claro qual fornecedor e qual edifício são os responsáveis. Adicione uma data de validade e você terá plantado a primeira semente de urgência.

2. Uma carta de liderança que comprove que você ouviu.

Uma página, assinada por uma pessoa. Três parágrafos: a situação deles, conforme você a entende, sua abordagem e os próximos passos. Esta é a única seção que a maioria dos tomadores de decisão lê palavra por palavra, e é onde eles decidem se o restante vale o tempo deles. Escreva sobre o problema deles com mais detalhes do que você escreve sobre a sua empresa. Se a sua carta pudesse ser colada e colada em uma proposta para qualquer outro cliente sem alterações, reescreva-a.

3. Credenciais que respondam à sua preocupação específica

As credenciais não são uma página para se gabar — são uma página para avaliar os riscos. O leitor está se perguntando: o que acontece comigo se eu contratar vocês e algo der errado? Responda com provas que corroborem o medo dele: anos de experiência no mercado, propriedades similares atendidas, seguros contratados, certificações obtidas, referências disponíveis. Uma empresa de limpeza que concorre a uma licitação para um prédio médico destaca sua experiência em áreas afins à saúde e os limites de seus seguros, não uma lista de todos os clientes desde 2009.

4. Cartas de escopo que não deixam margem para discussão.

Atribua a cada serviço seu próprio cartão numerado: o que está incluído, com que frequência e — tão importante quanto — o que está excluído. A numeração importa mais do que parece: permite que o cliente escreva “pergunta sobre o item 4” em vez de “pergunta sobre a parte da limpeza” e transforma um escopo vago em uma lista de verificação que ambas as partes podem consultar posteriormente. A maioria das disputas contratuais se deve a ambiguidades de escopo que eram visíveis desde o início.

5. Um resumo do investimento que eles podem consultar.

Uma página, uma tabela. Totais por linha que remetem aos cartões de escopo, quaisquer descontos mostrados explicitamente (descontos visíveis fecham negócios), impostos discriminados e um total em um tamanho que ninguém perceba. Para contratos plurianuais, mostre a tabela ano a ano com o reajuste já calculado — um cliente que vê o valor do terceiro ano confia mais em você do que um que é informado de que haverá “um pequeno reajuste anual”. Nunca esconda o total dentro de um parágrafo.

6. Cláusulas que protegem ambas as partes

Condições de pagamento, agendamento, aviso de cancelamento e prazo de validade. Termos escritos de forma clara demonstram que você já realizou esse serviço antes. A data de validade tem dupla função: protege você de preços antigos serem aceitos no próximo ano e oferece ao cliente um motivo legítimo para decidir neste mês.

7. Uma página de assinatura que torna o "sim" um passo de cada vez.

Cada etapa extra entre "queremos isso" e um contrato assinado custa negócios perdidos. A página de assinatura deve solicitar um nome, uma assinatura e uma data — nada mais. Se você estiver enviando eletronicamente, um link hospedado com um nome digitado, uma assinatura desenhada e um registro de data e hora e endereço IP é mais rápido e legal do que imprimir, assinar e digitalizar.

A ordem é o argumento

Cada seção responde à pergunta levantada pela anterior: Para quem é isso? Eles nos entendem? Eles conseguem realizar o trabalho? O que exatamente eles farão? Qual o custo? Quais são as regras? Como dizemos sim? Essa é a estrutura que incorporamos em cada modelo da Bidas — apresentação, carta, credenciais, fichas de escopo, resumo do investimento, termos, assinatura — para que a estrutura esteja pronta antes mesmo de você digitar uma palavra.